diumenge, 26 de juny de 2011

Organitzat amb Evernote


Evernote, com a magatzem digital, disposa  d’una sèrie de recursos per organitzar i classificar el nostre contingut. En el següent post recorrem cadascun d’aquests recursos a través d’unes pautes per convertir l’aplicació en un sistema efectiu per emmagatzema y trobar informació. A mesura que utilitzem Evernote anem introduint informació, augmentem el volum Mostrar-ho totde dades degradant la seva eficiència. Tant important com la capacitat, és l’agilitat del programari per trobar el que busquem. Mitjançant una correcta utilització de l’estructura d’stacks, notebooks, tags i cerques programades  intentarem mantenir el seu dinamisme.

Carpetes i subcarpetes

Podem guardar les nostres notes en stacks (conjunt de carpetes) o en notebooks (una carpeta).  La gran flexibilitat d’Evernote per crear una estructura pròpia i distribuir el contingut, fa que sovint abusem  d’aquests dos elements, creant-ne en excés o organitzant-los de forma inadequada. Per crear la nostra estructura de notebooks tindrem en compte el següent:
  • Inicialment només treballem amb carpetes deixant de banda els stacks. Agrupem les nostres notes per temes, creant una carpeta per cada tema o area de treball.
  • Ordenarem els notebooks de major a menor freqüència d’ús. Ho podem fer numerant-los en el nom de la carpeta Ex: 01. Blogging, 02. Proyectos, 03. Imatges… Sembla un detall banal, però dinamitza el sistema al moure contingut d’una carpeta a una alta.
  • Anomenarem la carpeta amb títols descriptius de 3 o 4 paraules. Juntament amb la numeració donarà sensació d’ordre al sistema.
  • Estructura de carpetes dinàmica. Les carpetes s’han de crear i eliminar segons les nostres necessitats. Creem carpetes per funcions especials, per recopilar material per un projecte concret, per preparar un viatge etc… Al acabar-lo ja l’eliminarem.
  • Creació de Stacks. Ens podem plantejar  si volem dividir el contingut d’una carpeta en varies subcarpetes. Si en una carpeta hi ha moltes notes, les quals es divideixen en grups ben definits – segons els tags assignats – crearem una subcarpeta per cadascun d’ells i els agruparem dins del mateix stack.
Aquestes pautes ens permetran accedir de forma àgil a la informació. Gracies al sistema de cerca de Evernote podem mantenir un gran nombre d’informació dins del sistema i cercar de forma intuïtiva, però la organització en stacks i notebooks racionalitza l’estructuració del contingut. Mantinguem sempre un nombre abastable de notes per carpeta.

Classificar les notes

A l’hora de crear i classificar les notes utilitzarem el principi de recopilar i processar, els usuaris de gtd ja sabeu de que va. Definirem una carpeta per defecte, marcada amb una fletxa a l’interfície, i crearem totes les notes noves des d’aquesta ubicació, de fet es on es carreguen les notes que venen de fora de l’entorn, per mail o enviats d’alguna aplicació com Read It Later.

Un cop creades les notes les classificarem amb un màxim de 3 o 4 tags, més pot crear confusió. Gracies al sistema de cerca podrem accedir fàcilment a les notes de cadascun d’ells. Fer-ho d’aquesta manera evitarà problemes com deixar notes sense classificar repartides per varies carpetes, o arxivar-les malament en un notebook que no li correspon, simplement perquè és allí on s’ha creat i no hem pensat en moure-la.

 Per accedir a les notes d’un TAG en particular dins d’una carpeta clicarem a la barra lateral dins de la secció tags. Dins el menú contextual (botó dret) tenim l’opció per visualitzar només els que tenen alguna nota assignada. Per disposar d’una visualització més clara podem crear una jerarquia de tags, ‘Ocultar tags sin asignar’. Arrossegant un sobre l’altre aconseguirem anidar-los. Ideal per vincular conceptes de forma visual.

Versatilitat i innovació

Hem queda realitzar una sèrie de recomanacions que ens ajudaran a l’hora de dinamitzar el sistema i donar-li un plus funcional. També em servirà per mostrar-vos algun detall de com utilitzo Evernote.

No ens tornem bojos creant carpetes intel·ligents (Búsquedas Guardadas). Aquest recurs només s’ha d’implementar per extreure un conjunt de notes d’un notebook o stack amb un gran nombre d’informació. O per fer cerques globals, buscant característiques que poden estar presents en varies carpetes a la vegada.

Aprenguem a utilitzar els recursos que ens ofereix Evernote per enviar notes amb mail. Si volem arxivar-les directament en una carpeta determinada introduirem a l’assumpte el nom de la carpeta precedit per una arroba @nom_carpeta. Si  volem afegir tags farem el mateix però utilitzant el coixinet: #nom_tag.

Crea plantilles pels teus projectes a Evernote. Moltes vegades a l’hora de recopilar informació, o crear notes per gestionar les tasques ens adonarem que segueixen certs patrons. Un cop creat la carpeta l’exportem, el que ens falta és poder disposar-ne desde dins mateix d’Evernote, per això crearem una carpeta amb totes les nostres PLANTILLES i adjuntarem tots els arxius .ENEX exportats. Al fer doble clic automàticament es bolcarà el contingut en la carpeta per defecte de l’aplicació.


de Bits Catalans
Font: http://www.bitscatalans.com/2011/06/18/organitzat-amb-evernote

Cap comentari:

Publica un comentari a l'entrada